7 mei 2018 Christel Devleesschauwer

“easy2mail bespaart onze administratie wekelijks 1 dag werk”

Met easy2mail van speos kunnen kmo’s op een eenvoudige en efficiënte manier hun documenten verzendklaar maken en versturen. Hoe efficiënt precies, wilden wij wel eens weten van Nathalie Beckers van Unleashed, het bedrijf achter JIM Mobile en Mobile Vikings. “Het hele proces, van het printen van facturen tot het plakken van de postzegels op de enveloppen, kostte ons vroeger wekelijks één volledige werkdag. Dankzij easy2mail kunnen onze medewerkers zich nu met nuttiger zaken bezighouden.”

 

Unleashed is een dochteronderneming van Medialaan, dat twee belangrijke telecomproducten van de mediagroep beheert: JIM Mobile en Mobile Vikings. Al die klanten elke maand tijdig hun factuur bezorgen, is een stevige administratieve kluif waar Nathalie Beckers, Financial Process Analyst bij Unleashed, een alternatief voor zocht.

 

“We wilden het werk uitbesteden zonder dat we de controle over het proces verloren en zonder dat onze klantenservice er onder ging lijden”, legt ze uit. “Met easy2mail hebben we de perfecte oplossing gevonden.”

 

“Tijdswinst is cruciaal”

Momenteel maakt Unleashed gebruik van easy2mail voor JIM Mobile, later komt daar ook nog Mobile Vikings bij. “De tijdswinst die de switch oplevert, is voor ons het belangrijkste argument. Vroeger besteedde onze administratie minimaal één dag per week aan het printen, adresseren en posten van onze papieren facturen. Dankzij easy2mail valt die workload volledig weg.”

 

“Eenvoudig te gebruiken online uploadsysteem”

Het systeem levert dus flink wat tijdswinst op, maar is het ook betrouwbaar? “Absoluut. Wij doen vier grote facturatieronden per maand. Dan laden we al onze facturen in pdf-formaat op. Dat gaat heel eenvoudig, dankzij de overzichtelijke online interface van easy2mail. Daags nadien vertrekken onze facturen al richting klant. Brieven printen en vouwen, enveloppen dichtplakken en adresseren, en postzegels kleven wordt allemaal door speos geautomatiseerd en uitgevoerd.”

 

“Onmiddellijk feedback na verzending”

“We kunnen elke zending eenvoudig traceren en ontvangen onmiddellijk feedback over de levering. Hebben klanten, om welke reden dan ook, hun factuur niet ontvangen? Dan zien we dat meteen in het rapport. De brief in kwestie wordt dan geretourneerd en, indien gewenst, opnieuw aangeboden via e-mail. Handig, want zo weten we zeker dat we alle klanten bereiken.”

 

“Lage tarieven voor postzegels”

En hoe zit het met de kostprijs? “easy2mail verlicht niet alleen de administratieve druk op onze diensten, het hele proces is ook kostenefficiënt. Postzegels zijn goedkoop en ook de prijs per zending is buitengewoon scherp. Nogmaals: voor ons is easy2mail écht de perfecte oplossing.”

 

 

easy2mail, ideaal voor de kmo

easy2mail is speciaal ontwikkeld voor kmo’s als Unleashed, die tot meerdere documenten per jaar versturen”, beaamt Jean-Paul Serneels, commercieel directeur van speos. “Zij hoeven geen tijd meer te steken in het verwerken en verzendklaar maken van hun documenten. Elke zending krijgt automatisch de optimale postzegel aan het minimumtarief van onze moedermaatschapij bpost. En raakt een brief niet op zijn bestemming, dan krijgt de klant dat onmiddellijk te zien in het leveringsrapport, inclusief alle details en de reden van de mislukte zending.”

 

Wat met elektronische facturen?

Steeds meer bedrijven versturen facturen niet langer fysiek, maar digitaal. En ook daar is easy2mail op voorzien. “Wij zijn een one-stop-shop voor onze klanten”, zegt Serneels. “We versturen op papieren én digitaal. De klant laadt alle documenten gewoon samen op, geeft aan welke op papier en welke via e-mail, Zoomit of Doccle moeten vertrekken, en wij regelen de rest. Raakt een e-mail niet tot bij de ontvanger, dan versturen we het document alsnog via bpost. Zo garanderen we een maximaal aantal geslaagde leveringen.”

 

Zelf de voordelen van easy2mail ontdekken?

 

Onze key accountmanager Cedric Gyssels staat je graag te woord:

cedric.gyssels@speos.be

Tel.: +32 2 558 01 64

GSM: +32 484 96 30 85