7 mai 2018 Christel Devleesschauwer

« easy2mail fait gagner 1 jour de travail par semaine à notre département administratif »

La solution easy2mail de speos permet aux PME de préparer et d’envoyer leurs documents de façon simple et efficace. Efficace à quel point ? Nous avons posé la question à Nathalie Beckers de Unleashed, l’entreprise qui a développé JIM Mobile et Mobile Vikings. « L’ensemble du processus, de l’impression des factures au collage de timbres sur les enveloppes, nous prenait une journée entière par semaine. Grâce à easy2mail, nos collaborateurs peuvent désormais s’occuper plus utilement. »

 

Unleashed est une filiale de Medialaan qui gère deux grands produits télécoms du groupe média : Jim Mobile et Mobile Vikings. Faire parvenir chaque mois à temps sa facture à son client représente un fameux travail administratif pour lequel Nathalie Beckers, Financial Process Analyst chez Unleashed, cherchait une solution de rechange.

 

« Nous voulions sous-traiter ce travail mais sans perdre le contrôle du processus et sans que notre service au client n’en souffre », explique-t-elle. « Avec easy2mail, nous avons trouvé la solution parfaite. »

 

« Le gain de temps est crucial »

Unleashed recourt actuellement à easy2mail pour JIM Mobile; le tour de Mobile Vikings viendra plus tard. « Le principal atout pour nous, est le gain de temps que ce transfert représente. Avant, notre administration consacrait au moins un jour par semaine à l’impression, l’adressage et l’envoi de nos factures papier. Grâce à easy2mail, cette charge de travail disparaît totalement. »

 

« Un système de téléchargement facile à utiliser »

Le système permet donc un gain de temps appréciable, mais est-il aussi fiable ? « Tout à fait. Nous avons quatre grands cycles de facturation par mois. Nous chargeons alors toutes nos factures au format PDF. C’est très facile grâce à l’interface en ligne claire et bien structurée d’easy2mail. Le lendemain, nos factures partent déjà chez nos clients. speos imprime les documents, les plie, les met sous enveloppe, s’occupe de l’affranchissement et ce, dans un environnement extrêmement sécurisé et automatisé. »

 

« Feed-back immédiat après envoi »

« Nous pouvons sans problème suivre chaque envoi et recevons immédiatement un feed-back sur la distribution. Si,  pour une raison quelconque, un client n’a pas reçu sa facture, nous le voyons immédiatement dans le rapport. Le courrier en question est alors renvoyé et, si souhaité, à nouveau envoyé par e-mail. C’est pratique, car ainsi nous avons la certitude d’avoir atteint tous les clients. »

 

« Tarifs peu élevés pour les timbres-poste »

Et qu’en est-il du prix ? « Non seulement easy2mail allège la pression administrative sur nos services, mais l’ensemble du processus représente un excellent rapport coût/efficacité. Comme le prix du timbre est peu élevé, le prix par envoi est particulièrement intéressant. Je le répète : pour nous, easy2mail est vraiment la solution parfaite. »

 

 

easy2mail, idéal pour les PME

« easy2mail a été spécialement développée pour des PME telles que Unleashed, qui envoient des document plusieurs fois par an », confirme Jean-Paul Serneels, directeur commercial de speos.  « Elles ne doivent plus perdre du temps à traiter et préparer leurs documents. Chaque envoi est affranchi automatiquement au meilleur tarif postal. Et si un courrier n’arrive pas à destination, le client le voit immédiatement dans le rapport reprenant les détails et raisons pour lesquelles il n’est pas arrivé. »

 

Et les factures électroniques ?

De plus en plus d’entreprises n’envoient plus de factures au format papier mais bien au format électronique. C’est également possible avec easy2mail. « Nous sommes un guichet unique pour nos clients », souligne J.P. Serneels. « Nous envoyons des documents aussi bien au format papier que digital. Le client télécharge simplement ses documents, en indiquant lesquels partent en format papier et lesquels via e-mail, Zoomit ou Doccle, et nous nous chargeons du reste. Si un e-mail ne parvient pas à son destinataire, nous renvoyons le document par courrier papier. Nous pouvons ainsi garantir une optimisation de vos envois à tous les niveaux. »

 

Envie de découvrir les avantages d’easy2mail ?

 

N’attendez plus et contactez notre key account manager Cedric Gyssels:

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