INAMI satisfaction rate 2018: again an exceptional result of 99,2%

The result of the annual satisfaction survey conducted by an independent company has achieved again an exceptional result of 99,2% !

This result was achieved thanks to the continuous improvement of processes and system optimization.

speos signs partnership agreement with global e-business network Pagero

speos signs partnership agreement with Swedish outsourcing specialist Pagero

speos enters into a partnership with Pagero, a cloud-based network which is independent of ERP systems and designed to seamlessly communicate business documents within the purchase-to-pay, order-to-cash and transport management processes.

As part of the partnership, speos will promote, implement and support Pagero’s services within Belgium.

“We see a clear trend that the EU regulation is gaining traction in Belgium, and in just a few months, the e-procurement directive EU/2014/55 has become an important point on the agenda both within the public and private sector,” says Fredrik Rosenqvist, VP Partner & Alliances, Pagero Group.  “This partnership is an important step for us in establishing a strong foothold in the Belgian market and we are looking forward to continue building our network in Belgium together with speos.”

“By partnering with Pagero, speos responds to the market demand to enhance buying and selling efforts using electronic data exchange and process automation. Pagero’s platform Pagero Online connects us to the Flemish government through their B2G e-invoicing platform Mercurius, and also in the future to the French government and many other platforms around the globe”, says Jean-Paul Serneels, Commercial Director at speos. “Furthermore, security and data protection is one of Pagero’s main priorities, which is in line with speos’ strategy where secure processing of our customers’ data is of utmost importance.”

Multichannel-documentoplossingen: booming business

Magazine “Insights”: interview Jean-Paul Serneels, Sales & Marketing Director

Speos Belgium, dat een totaaloplossing biedt voor documentbeheer,
verzorgt heel de papieren flow van Telenet. Het bedrijf zag in 1985 het
levenslicht en is actief in de productie van transactionele documenten,
zoals facturen, rekeninguittreksels en loonbrieven. In 2001 werd Speos
Belgium een filiaal van het Belgische postbedrijf bpost.

Kort op de bal

“Het produceren, distribueren en archiveren van documenten is
onze corebusiness”, zegt Jean-Paul Serneels, commercieel directeur
van Speos Belgium. “We bieden een one-stop oplossing aan
voor alle uitgaande documenten, zowel op papier als elektronisch.
De papieren flow is tegenwoordig bijna uitsluitend in full colour.
Elektronisch verzenden we via alle bestaande platformen, zoals Doccle,
Zoomit en Mercurius. Maar ook de presentatie van documenten
op klantenportalen en het versturen via e-mails zijn populaire
kanalen. Ons marktaandeel bedraagt dan ook meer dan 50%.” De
zowat veertig IT’ers bij Speos zijn ook altijd alert voor innovatie.
Serneels: “Zij houden de snel evoluerende elektronische markt in
het oog, zodat we kort op de bal blijven spelen.

Diversiteit

Het papieren document staat onder druk.
De e-oplossingen worden volwaardiger, zodat
de dalende trend inzake papiergebruik toeneemt.
“Bij ons vertrekt één document op vier
elektronisch, maar wij hebben klanten die al voor 90% elektronisch
werken”, weet Serneels. “Meer en meer bedrijven geven hun al
dan niet digitale printjob uit handen, gaan outsourcen. Het gaat
hard voor ons. Wij voorzien een groei van 20% voor 2018. Daarnaast
diversifiëren we. Zo printen en verdelen we de medische
getuigschriften voor het RIZIV, het inschrijvingsbewijs en de
officiële nummerplaten voor het DIV en drukken digitale kranten.”

SPEOS – Certified and GDPR-compliant

Interview René Bourdouxhe, Data Protection Officer

speos, déjà prêt pour le GDPR 

Le nouveau règlement européen sur la protection des données personnelles, ou GDPR, est paru au journal officiel de l’Union européenne. Cette mise à jour de la réglementation entrera en application le 25 mai 2018. Son but ? Permettre à l’Europe de s’adapter aux nouvelles réalités du numérique. Rencontre avec René Bourdouxhe, Data Protection Officer chez speos.

Vous traitez chaque jour les données de vos clients, employés et fournisseurs. Qu’avez-vous mis en place pour assurer la protection des données à caractère personnel ? 

Nous n’avons pas attendu la nouvelle réglementation GDPR pour nous pencher sur la question de la protection des données. Depuis 2011, speos est certifiée ISO/IEC 27001. Cette certification concerne le Système de Management de la Sécurité de l’information. Les données qui nous sont confiées par des tiers en font évidemment partie. Les modèles à suivre pour obtenir cette certification nous ont préparés aux enjeux futurs de la sécurité des données.

speos avait donc une longueur d’avance sur d’autres entreprises, et d’autres secteurs ?

D’une certaine manière, oui. Nous avons néanmoins créé un groupe de travail en 2016 pour analyser le tenant et aboutissant du nouveau Règlement européen. Nous avons établi un registre qui reprend toute une série d’informations sur notre personnel, nos fournisseurs et nos clients. Nous avons également analysé, pour chaque mode de production (papier et digital), la sensibilité des différents types de données traitées et avons réalisé une analyse d’impact. Chaque processus, a fait l’objet d’une vérification et d’une validation quant à sa conformité au GDPR.

La sécurité informatique et la protection des données personnelles est au centre de toutes les attentions depuis plusieurs années. En quoi cette réglementation est-elle bénéfique pour vos clients ?

La Sécurité des informations est basée sur l’amélioration continue. Les mesures qui s’y rapportent sont en évolution permanente. Le GDPR impose de nouvelles obligations aux entreprises. La définition des rôles, la notion de responsabilisation, les analyses d’impact, les mesures de sécurité à mettre en place sont quelques exemples qui permettent d’effectuer un traitement de données dans un cadre mieux défini. Par exemple nous demandons à nos clients  de nous fournir des données anonymisées en phase de test. Ces sécurités supplémentaires et la multiplication des contrôles internes garantissent un traitement des données plus sécurisé.

Nombreux sont vos clients à faire appel à votre service d’archivage centralisé de données. Ce système a-t-il connu un profond remaniement en vue de la nouvelle réglementation ?

Pas du tout, car la sécurité de l’information est au cœur de notre stratégie depuis longtemps, comme l’atteste notre certification ISO/IEC 27001. La plupart de nos systèmes et services, dont l’archivage centralisé des données, répondent donc déjà aux nouvelles impositions.

Vos systèmes de sécurité sont prêts. En est-il de même pour vos employés ?

Assurément ! Chaque département, qu’il soit administratif ou opérationnel, a bénéficié ou bénéficiera d’une formation relative à la nouvelle règlementation GDPR. Nos opérateurs de production s’apprêtent à recevoir prochainement la même formation.

Avez-vous dans le GDPR une opportunité d’améliorer l’efficacité de vos outils actuels ?

Nos systèmes et processus de sécurité sont en permanence analysés et améliorés. L’arrivée de la nouvelle réglementation sur la protection des données personnelles a surtout été pour nous l’occasion de vérifier, de valider et d’améliorer le cas échéant nos outils et nos systèmes. La plus grande opportunité du GDPR pour speos ? Ce nouveau texte de loi nous rappelle la valeur sensible et confidentielle des milliers de données manipulées et traitées chaque jour au sein de notre bâtiment

Un conseil pour vos clients qui souhaiteraient en savoir plus sur le GDPR ?

Je recommande vivement à nos clients et futurs clients de réserver la date du 18 octobre 2018 ! Le séminaire Multichannel roadmap 2018  organisé par speos proposera de nombreux témoignages et débats autour de la digitalisation et de  la sécurité des données. Une journée networking à ne pas manquer !

INAMI satisfaction rate 2017: an exceptional result of 99,2%

The result of the annual satisfaction survey conducted by an independent company has achieved an exceptional result of 99,2% !

This result was achieved thanks to the continuous improvement of processes and system optimization.

Fedict devient l’autorité PEPPOL belge

Depuis 2013, la Belgique est active dans le domaine de la facturation électronique à la faveur du lancement, par le gouvernement fédéral, d’un projet pilote visant à valider la faisabilité de l’e-facturation des entreprises aux administrations (Business-to-Government (B2G) e-Invoicing) et à recenser les facteurs de réussite d’une large adoption de l’e-facturation, au-delà des limites B2G. Le gouvernement flamand a également rejoint la phase pilote du projet, en y ajoutant ainsi une dimension régionale. Au cours de cette phase pilote, les services publics participants et leur fournisseurs ont dégagé une conclusion déterminante, à savoir que le modèle utilisé pour l’intégration de nouvelles parties serait nettement trop complexe pour répondre aux exigences du déploiement à grande échelle, imminent, qui consiste en plusieurs centaines d’entités clientes distinctes et plus de 30 000 fournisseurs. L’approche traditionnelle exige beaucoup trop de compétences informatiques et le sur mesure sera incontournable, générant ainsi un trop grand nombre d’obstacles sur la voie d’une adoption généralisée à un prix abordable.

Le gouvernement a décidé de remplacer son interface fournisseurs par une interface PEPPOL. Ce faisant, ces fournisseurs ont besoin de nettement moins de connaissances et de compétences informatiques. Par ailleurs, ce choix permet d’adopter l’e-facturation en une seule étape, au lieu de l’approche classique, partie par partie, qui est une des principales raisons du coût élévé de l’accès à l’e-facturation. L’adoption de PEPPOL ne signifie pas pour autant une standardisation absolue de l’envoi de factures à chaque client. Cependant, les différences se rapporteront désormais totalement aux discussions commerciales, qui existent aussi dans le cadre de la facturation papier, mais ne peuvent pas être gérées sans transmission électronique des factures. PEPPOL permet en effet un échange standard d’informations pour toutes les factures entre les parties tout en donnant une nouvelle dimension à l’intégration et à l’optimisation avancées point par point.

Fedict est responsable de Mercurius, la passserelle qui reçoit toutes les factures adressées aux organismes belges et qui les distribue aux destinataires. Afin de souligner l’importance de cette décision pour le secteur de l’intégration de l’e-facturation, Fedict a décidé de sous-traiter la configuration et les opérations de Mercurius à un acteur compétent du marché. L’appel d’offres a été publié en août 2015 et le contrat a été attribué en décembre. Mercurius devrait être connectée à PEPPOL à la fin du premier trimestre de 2016.

Parallèlement, afin de promouvoir effectivement l’adoption de l’e-facturation en Belgique, Fedict a décidé de devenir une autorité PEPPOL pour la Belgique. En effet, comme l’e-facturation des entreprises aux administrations (B2G) et l’e-facturation entre entreprises (B2B) sont étroitement liées, il est très peu vraisemblable que la première puisse devenir une réalité sans le déploiement de la seconde. Dans le cadre d’un partenariat avec d’autres organisations publiques et privées et des fédérations (locales, régionales et fédérales), Fedict mettra en œuvre des programmes de sensibilisation et des plates-formes de discussion, comme toute autorité PEPPOL est censée le faire. Fedict contribuera aussi à l’évolution des normes requises pour que la passation de marchés publics en ligne devienne une réalité et soit synonyme de réussite pour toutes les parties concernées.

Un nouveau canal de distribution pour speos : la plate-forme Mercurius du gouvernement.

speos, leader sur le marché belge pour la gestion de documents et l’envoi de factures électroniques, a dès à présent accès à la plate-forme Mercurius. De plus, speos sera également bientôt conforme aux normes européennes d’OpenPEPPOL . Avec la connexion vers Mercurius, speos complète son offre en tant que fournisseur multicanal. speos délivre déjà des documents à des plateformes telles que. Zoomit Doccle, Basware, Accept Email,…

http://www.fedict.belgium.be/fr/a_propos_de_fedict/actualite/fedivers/

items/mercurius_et_openpeppol_facturation_electronique_pour

 

speos certified to the international standard ISO 27001:2013

ISO-IEC 27001

We are proud to announce that our management system is now certified by Lloyd’s Register – LRQA to the international standard ISO 27001:2013.   We were already ISO 27001:2005 certified. speos is also ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 and FSC certified. (Lloyd’s Register, ISO & FSC are registered trademarks)

 

speos breidt zijn transactionele printcapaciteit uit

speos, de leider op de Belgische markt voor transactioneel drukwerk, heeft onlangs een Océ ColorStream 3000 Z aangekocht. Het volume transactioneel drukwerk dat bedrijven uitbesteden, blijft groeien wat Speos ertoe aanzette om zijn productiecapaciteit te verhogen.

http://grafisch-nieuws.knack.be/grafisch-nieuws/speos-breidt-zijn-transactionele-printcapaciteit-uit/article-normal-625881.html?utm_source=Newsletter-16/11/2015&utm_medium=Email&utm_campaign=Newsletter-RNBGRAFNL

AXA outsources printshop to Ricoh in cooperation with speos.

This partnership between Ricoh Belgium / Speos and AXA contains the management of the Mailroom (incoming documents) and Printroom (outgoing documents) of AXA in Belgium.
Read more :
http://www.ricoh.be/fr/a-propos-ricoh/news/2015/ricoh-reprend-les-activites-daxa.aspx